07 erros cometidos por não saber tudo sobre a responsabilidade do Pregoeiro.

Responsabilidade do Pregoeiro: 07 erros que você comete por não saber tudo a respeito. Entenda aqui o que o Pregoeiro deve evitar.

O pregão é um procedimento administrativo que tem por finalidade escolher a proposta mais vantajosa para responder a uma necessidade devidamente justificada pela área demandante/requisitante, nisto consiste a responsabilidade do pregoeiro.

É um procedimento com ritos próprios previstos em normas que disciplinam o pregão, enquanto modalidade de licitação, especialmente a lei 10.520/02 e seus decretos nº 3.555/00 que regulamenta o pregão presencial e o decreto nº 5.450/05, que regulamente o pregão eletrônico, ambos na esfera Federal da Administração Pública, sendo o cumprimento desses ritos, a primeira responsabilidade do pregoeiro.

Os demais Entes da Federação seguiram basicamente o conteúdo das normas federais ao legislar essas matérias e tratar da responsabilidade do pregoeiro para aplicar em suas Administrações, respectivamente.

Embora o pregão seja um procedimento administrativo, não esqueçamos que a função do Pregoeiro se enquadra no sistema de gestão de compras de uma Administração, o Pregoeiro é, portanto um agente de licitações que integra e age como um dos atores que atuam nesse sistema.

O Sistema de Compras, seja na iniciativa pública ou privada, é uma das funções mais importante da estrutura organizacional porque é ela que vai responder pela economicidade dos gastos da organização, logo será partícipe direto do sucesso ou insucesso do desenvolvimento e crescimento organizacional.

Como agente de licitações que atua em um dado momento como um dos atores do Sistema da Gestão de Compras da Organização em que trabalha, é imprescindível que tome conhecimento de sua nomeação para fazer um determinado pregão.

Logo que a Autoridade Superior autorize a abertura do processo e, a partir daí começar a interagir com os demais atores que por certo atuarão no processo, considerando-se de antemão que em processos de compras, nenhum ator trabalhará isoladamente porque é da essência da gestão de compras que haja interação entre todos os participantes do processo – sob o risco de o resultado final da aquisição não corresponder em economicidade e qualidade, ainda que atenda em legalidade.

Caso o Pregoeiro seja o único para todos os processos, possuindo seu ato de nomeação para instruir cada processo, deverá da mesma forma, tomar ciência da existência de cada processo logo após sua abertura.

Ou seja, não se concebe que o Pregoeiro tome ciência do processo próximo à data de sua realização, sob o risco de apregoar uma licitação cheia de desconformidades técnicas e ilegalidades que afetarão o resultado e o cumprimento da legislação, implicando a responsabilidade do pregoeiro.

07 erros que você comete por não saber tudo sobre a responsabilidade do Pregoeiro.

2º erro: Não coordena o processo:
Coordenar o processo precisamente contribui para diminuir as responsabilidades do pregoeiro.

A primeira preocupação que você como Pregoeiro deve ter é conhecer as suas funções na realização de um pregão, considerando que não são poucas as responsabilidades do pregoeiro.

As funções do pregoeiro estão bem definidas na legislação: Artigo 11 do Decreto 5.450/05 traz um rol especifico das competências e atividades do pregoeiro, e nessa relação de tarefas, a primeira é coordenar o processo licitatório.

Como você viu no primeiro erro, pergunto aos pregoeiros: como você irá coordenar o processo se dele tomou conhecimento somente às vésperas da licitação?

Coordenar o processo pressupõe, portanto, dele tomar conhecimento e agir para que nada dê errado, logo no seu inicio, haja vista que o processo compreende todos os documentos autuados.

O pregoeiro poderá evitar muitos erros e falhas do pregão se ter em mãos e analisar o processo desde o seu inicio, afastando aquilo que já conhecemos como responsabilidades do pregoeiro, que já não são poucas.

3º erro: Não faz o saneamento do processo:
Pergunto a você Pregoeiro: o que é sanear o processo? Sanear o processo significa examinar os autos do processo e verificar se o mesmo contem todos os procedimentos previstos em lei e se tais procedimentos atendem a forma legal, bem como se todos estão devidamente assinados pelas respectivas autoridades.

Outros documentos e informações úteis ao julgamento das propostas e da habilitação devem ser verificados, além da verificação da autuação e numeração das páginas estão adequadas.

Sanear o processo é talvez a maior ação para afastar as responsabilidades do pregoeiro, porque por meio dela, se conhece as irregularidades a tempo.

07 erros que você comete por não saber tudo sobre a responsabilidade do Pregoeiro.

4º erro: Não interage com a área demandante e/ou técnica:
Se você quer afastar as responsabilidades do pregoeiro, e sendo você um Pregoeiro deve agir naturalmente de forma interativa, como dissemos no primeiro erro, ou seja, o pregoeiro como agente que integra o sistema de compras deve procurar ser interativo, participativo e resolutivo, afim de que adquira uma visão sistêmica da necessidade e isso contribua para lhe fazer compreender alguns detalhes importantes no julgamento da proposta e da habilitação, em especial na condução da fase de lance.

Não dá para compreender um Pregoeiro que atua por traz dos bastidores e no silencio, esse comportamento não se alinha a um profissional de compras, porque o pregoeiro precisa compreender a necessidade de seu cliente.

Esta é mais uma tática de diminuir as responsabilidades do pregoeiro.

5º erro: Pratica atos que não deve praticar:

Para afastar responsabilidades do pregoeiro, muitas vezes desnecessárias deve o Pregoeiro conhecer o princípio da segregação de funções, que é um princípio cuja finalidade é impor limites e exercer o controle das ações de quem decide em relação a quem executa, em outras palavras: o pregoeiro não pode elaborar atos, dos quais ele em algum momento vai executar ou decidir.

Se o Pregoeiro elabora um termo de referência, ato fundamental para a elaboração de propostas, exigências de habilitação, exigências de amostras e outras exigências, sabendo que é esse mesmo pregoeiro que vai tomar decisões sobre a aceitação daquele fornecedor que vai ser contratado, pode ocorrer que um pregoeiro desavisado crie mecanismos em um dos atos que lhe possibilite tomar decisões favoráveis a seus interesses pessoais.

As maiores causas de aumento das responsabilidades do pregoeiro estão em não observar o princípio da segregação de funções e chamar para si funções que não são responsabilidades do pregoeiro.

6º erro: Toma decisões com imprudência ou negligência devido à urgência da contratação:

Esse erro é fatal para a responsabilidade do pregoeiro. Todo pregão realizado sem planejamento é sempre o mesmo problema: cada item do pregão precisa ser adquirido para ontem, com demonstração de total desorganização por parte da área de gestão de estoque.

Aí a questão cai no colo do Pregoeiro, tendo que decidir tudo rápido para atender alguém.

Se o Pregoeiro cai nessa pressão, fatalmente vai atropelar procedimentos e o risco de ser responsabilizado é muito grande: o julgamento da proposta nos pregões quase sempre está bem perto da inexequibilidade do preço.

Aí o pregoeiro pensa que o pregão é o menor preço, esquece o Pregoeiro que o pregão é a melhor proposta, e para piorar o pregoeiro acha que em economia de mercado, algum fornecedor faz milagre.

Bom, admitindo-se algum milagreiro, com preços muitos baixos, o Pregoeiro precisa fazer diligências para verificar se o milagre não é um crime de receptação de uma carga roubada.

E como o Pregoeiro vai proceder? Fazendo diligências.

Ocorre que a pressa vai fazer esse pregoeiro correr de forma imprudente.

Vindo a ser chamado a justificar pelo Tribunal de Contas, o Pregoeiro vai começar a buscar princípios: principio da celeridade processual; principio da economicidade e por ai vai o pregoeiro, até um dia ser punido com uma multa nada leve, vindo dessa forma aprender que não se deve sucumbir à pressões e que é preciso coordenar o processo, e sem exageros acompanhar seus clientes para trabalhar sobre um plano de licitações com base na gestão do almoxarifado.

Se você não quer que a responsabilidade do pregoeiro aumente, faça tudo com prudência e diligencia.

7º erro: Convoca mais de um fornecedor para apresentar habilitação ou apresentação da proposta para concluir com rapidez o pregão.

Erro gravíssimo que Pregoeiros cometem, com grande chance de aumentar a responsabilidade do pregoeiro é a prática de convocar o primeiro, o segundo e o terceiro classificado no pregão para apresentar propostas e documentos.

Em regra, as desculpas desses Pregoeiros é “ganhar tempo”.

Nesse caso, o Pregoeiro corre um risco alto de ganhar juntamente com o tempo, uma multa, como já vi acontecer.

Sugiro aos Pregoeiros que não inventem a roda, porque ela já está totalmente inventada e pratiquem os atos e cumpram os ritos processuais exatamente como está previsto na legislação do pregão, assim, estará agindo com mais segurança jurídica e contribuindo para que a responsabilidade do pregoeiro não aumente mais do que já está na legislação.

Até a próxima !