O Documento de Oficialização da Demanda – DOD é o documento em que será demonstrada a necessidade e a respectiva requisição de uma compra, a contratação de um serviço ou de uma obra. Com ele o processo administrativo da licitação se inicia:
O processo requer para maior acerto, do inicio ao fim, que seja trabalhado sempre com a ideia da padronização e gestão por processos. Pense em um fluxo de trabalho mais adequado para sua realidade, mais preserve a correta instrução processual.
Quanto ao DOD (DOCUMENTOS DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA) entendo que o fluxo definido na IN 05/2017 merece revisão se considerarmos um fluxo de trabalho administrativo a semelhança do processo produtivo na visão da engenharia da produção contextualizada na padronização de processos. A bem da verdade, podemos afirmar a seguinte sugestão de fluxo de trabalho para você:
1) QUAL É A NECESSIDADE? É preciso comprovar uma necessidade real (declarar, descrever detalhadamente qual é a necessidade). Compreende a explicação de um problema e seus efeitos provocantes nas atividades da Administração, tudo de forma técnica, se afastando dos jargões jurídicos e filosóficos comuns nas justificativas dos processos de licitação. Com a visão técnica é possível declarar a solução do caso e ainda indicar as consequências possíveis contra os interesses da Administração, caso tal demanda não se resolva, sempre alinhando este interesse com o interesse público, visto que nem sempre na Administração Pública, o interesse da Administração retrata o interesse público. Há muitos casos em que o interesse é mesmo do Gestor Público, pouco se importando com o valor a ser gasto, desde que alimente seu ego e sua vaidade que está sempre em primeiro lugar. Você tem aqui o principio da finalidade. Isto ainda não é a justificativa da contratação.
2) A QUE CONCLUSÃO CHEGOU OS ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES? A partir do documento acima, se dá inicio aos Estudos Técnicos Preliminares mediante o qual estuda-se o problema; declara se o problema de fato compromete as atividades e aponta o nível de prioridade; indica as soluções existentes para o problema; indica o mercado onde se encontram as soluções; indica os valores estimados de cada tipo de solução, cumprindo o artigo 15, V da lei 8.666/93, se for encontrado na pesquisa; aponta a solução mais indicada com a respectiva justificativa técnica; indica os requisitos do objeto; indica os métodos de execução para resolver o problema; indica a relação de materiais e equipamentos necessários á execução dos serviços capazes de resolver com efetividade o problema; indica a relação do pessoal técnico e a expertise necessária, proporcional ao nível de complexidade do problema; apresenta o mapa de risco e com base no mapa de risco, se desenha a dosimetria da pena; indica o pessoal técnico necessário à função da fiscalização técnica e ao preposto da contratada para aceitação pela Administração; entre outras informações que cada estudo levantar, de acordo com cada necessidade e objeto.
3) COMO SURGE O TERMO DE REFERENCIA? E O QUE ELE É? Concluída a etapa acima, se faz a consolidação de forma estruturada para surgir o termo de referencia, lembrando que o termo de referencia ou qualquer outro tipo de projeto nada mais é que a consolidação de estudos técnicos preliminares, que se modela de forma organizada, lógica e estruturada, em primeiro plano com a fase da modelagem, em segundo plano com a fase de administração do projeto e por fim, em terceiro plano com a fase da avaliação do projeto.
Todos esses aspectos de projetos estão no linguajar jurídico previstos na lei 8.666/93, e ainda há quem diz que a lei 8.666/93 está ultrapassada. Uma lei escrita numa época em no Brasil mal se ouvia falar em computador, muito menos em internet e já disciplinava a transferência de tecnologia e exigia que a Administração deveria informatizar o Sistema de Registro de Preços, até hoje em planilha de Excel em muitas Administrações, não pode ser considerada ultrapassada.
Ouso a afirmar que a lei 8.666/93 foi muito mais inovadora para sua época, do que o que já se faz possível ver no projeto de lei que vai substituir toda a legislação atual. Percebo que a nova lei que vem por aí nada mais é que uma coxa de retalhos onde se reúne: julgados do TCU, Instruções Normativas atuais, aproveitamento da lei do pregão e do RDC e a participação de grupos, cada um com o puxadinho do seu interesse.
Não há na nova lei que se avizinha, a inteligencia de inovação que desburocratize e fomente o desenvolvimento econômico, muito menos a competitividade para gerar mais isonomia e a diminuição de custo para a Administração Pública. Bom, sobre a nova lei vamos deixar para outro artigo.
4) Concluído e atualizado as informações no Termo de Referencia (atualização legal, especificações técnicas, tecnologias, métodos de execução e custos com planilhas detalhadas), o problema está definido e concebido, as soluções definidas e concebidas e o custo definido.
5) AGORA JÁ POSSO FAZER O DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA DE FORMA CORRETA E COM MENOR RISCO. Com todas as informações concluídas, agora sim, entendo que eu posso formalizar a demanda. É temerário para o Ordenador de Despesas ou a Autoridade competente aprovar a contratação com sua assinatura e rubricas no Projeto (TR ou PB) sem essas informações finalizadas e projetos concluídos.
Assim, com diz o ditado \”não se pode colocar a carroça na frente dos burros\”
O processo administrativo em sua instrução deve seguir a lógica do processo de produção porque nele um ato gera mudança no ato seguinte.
Eu concordo e oriento a não fazer Documento de Oficialização de Demandas da contratação antes da conclusão dos Estudos Técnicos Preliminares. Alerto para não corrermos o risco, como acontece com o Termo de Referencia, em que muitos o considera um mero ato administrativo, lhe negando o aspecto técnico de um projeto, em tratarmos os estudos técnicos preliminares da mesma forma, se tornando em uma prática burocrática e repetitiva, em muitos casos sendo instruídos no processo apenas para constar.
Só se conhece definitivamente o problema, os riscos, as soluções e o custo, após concluir os estudos técnicos preliminares. Assim, como o próprio nome diz, \”estudos técnicos preliminares\”, ele deve ser feito por técnicos, assim com o Termo de Referencia. Vamos negar a autoria dos famosos modelinhos (próprios de uma burocracia burra) onde se costuma preencher, copiando e colando, para todo o sempre amém.
Tudo na Administração Pública acaba na vala comum, sem perceber que tudo evolui e se modifica.
É meu entendimento.
